Viele Unternehmen planen ihre Personalbudgets für 2027, während Projektprogramme, Beschaffungsstrategien und interne Freigaben noch nicht vollständig feststehen.
Bei der Arbeitnehmerüberlassung wird dabei häufig zunächst ein Verrechnungssatz pro Stunde oder Tag betrachtet. Dieser Wert ist wichtig, bildet jedoch nur einen Teil der tatsächlichen Budgetplanung ab.
Vergütung, tarifliche Entwicklung, Equal Pay, Arbeitszeit, Reise, Unterkunft, Arbeitsschutz, Ausstattung und Einsatzdauer können die Gesamtkosten erheblich beeinflussen. HR, Procurement und Projektleitung müssen diese Faktoren deshalb gemeinsam einplanen.
Warum reicht der Verrechnungssatz allein nicht für ein belastbares AÜG-Budget?
Der Verrechnungssatz fasst verschiedene Arbeitgeber-, Beschäftigungs- und Servicekosten zusammen. Er beantwortet jedoch nicht, wie viele produktive Stunden tatsächlich anfallen, welche Zusatzkosten der Kunde übernimmt oder wann sich die Kalkulation verändert. Für ein realistisches Budget müssen deshalb Preis, Einsatzbedingungen, Laufzeit und interne Projektkosten gemeinsam betrachtet werden.
Der Verrechnungssatz kann unter anderem folgende Bestandteile abdecken:
-
Bruttovergütung der eingesetzten Person
-
Arbeitgeberanteile und gesetzliche Umlagen
-
bezahlten Urlaub, Feiertage und Entgeltfortzahlung
-
tarifliche Verpflichtungen
-
Recruiting und Mobilisierung
-
Payroll und Vertragsadministration
-
Versicherungen und Compliance-Prozesse
-
Dienstleistung und wirtschaftliches Risiko des Verleihers
Daneben entstehen häufig Kosten, die nicht automatisch im Verrechnungssatz enthalten sind. Dazu können Reise, Unterkunft, persönliche Schutzausrüstung, arbeitsmedizinische Vorsorge, Standortzugänge, IT-Ausstattung und projektspezifische Schulungen gehören.
Ein sinnvoller Angebotsvergleich sollte deshalb nicht nur die angebotene Zahl vergleichen, sondern auch klären, welche Leistungen und Annahmen dahinterstehen.
Welche Kostenkomponenten sollten im AÜG-Budget für 2027 enthalten sein?
Ein vollständiges Budget unterscheidet zwischen dem Verrechnungssatz des Verleihers, den internen Kosten des Kunden und möglichen Kostenveränderungen während des Einsatzes. Diese Trennung macht Angebote vergleichbar und verhindert, dass notwendige Ausgaben erst nach Projektstart als ungeplante Zusatzkosten sichtbar werden.
Das Budget sollte mindestens folgende Bereiche abbilden:
1. Vergütung und Verrechnungssatz
Dazu gehören die vorgesehene Vergütung, die tarifliche Eingruppierung, erforderliche Erfahrungszuschläge und die vereinbarte Marge beziehungsweise Serviceleistung des Verleihers.
2. Arbeitszeit und Zuschläge
Schichtarbeit, Mehrarbeit, Rufbereitschaft, Nachtarbeit, Wochenend- und Feiertagseinsätze können die Kosten verändern. Die Annahmen sollten vor der Budgetfreigabe dokumentiert werden.
3. Reise und Unterkunft
Bei projektbezogenen Einsätzen außerhalb des Wohnorts können Fahrtkosten, Unterkunft, Spesen und lokale Mobilität relevant werden.
4. Site Readiness und Onboarding
Standortzugänge, Sicherheitsunterweisungen, PPE, IT, Arbeitsmittel, arbeitsmedizinische Vorsorge und projektspezifische Schulungen benötigen Budget und Vorlauf.
5. Vergütungsänderungen während des Einsatzes
Tariferhöhungen, Equal Pay, Branchenzuschläge oder eine veränderte Aufgabenstellung können den Verrechnungssatz während eines laufenden Projekts beeinflussen.
Wie beeinflusst die geplante Einsatzdauer die Kosten?
Die Einsatzdauer bestimmt nicht nur das Gesamtvolumen der Stunden. Sie beeinflusst auch Equal Pay, mögliche tarifliche Zuschläge, Verlängerungen und die Höchstüberlassungsdauer. Frühere Einsätze derselben Person beim selben Entleiher können ebenfalls relevant sein. Die Laufzeit muss deshalb bereits während der Budgetplanung realistisch eingeschätzt werden.
Nach dem AÜG gilt grundsätzlich Equal Pay nach neun Monaten beim selben Entleiher. Durch einschlägige tarifliche Regelungen kann unter bestimmten Voraussetzungen länger abgewichen werden, wenn eine stufenweise Heranführung erfolgt und spätestens nach 15 Monaten ein gleichwertiges Entgelt erreicht wird.
Die gesetzliche Grundregel für die Höchstüberlassungsdauer liegt bei 18 aufeinanderfolgenden Monaten. Tarifliche Abweichungen können möglich sein. Frühere Überlassungszeiten werden bei Equal Pay vollständig berücksichtigt, wenn zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen.
Für die Budgetplanung bedeutet das:
-
Equal-Pay-Meilensteine früh markieren
-
vorherige Einsätze abfragen
-
Verlängerungsoptionen nicht pauschal kalkulieren
-
Auswirkungen auf Verrechnungssatz und Projektkontinuität prüfen
-
rechtzeitig eine Ablösung, Übernahme oder andere Lösung planen
Welche Änderungen sollten Procurement und Finance für 2027 berücksichtigen?
Procurement und Finance sollten Tarifentwicklungen, steigende Arbeitgeberkosten und mögliche Veränderungen der Einsatzbedingungen in die Kalkulation aufnehmen. Ein über zwölf Monate unveränderter Verrechnungssatz ist nicht automatisch realistisch. Sinnvoller sind nachvollziehbare Annahmen, definierte Überprüfungstermine und klare Regeln für gesetzlich oder tariflich bedingte Anpassungen.
Die neuen DGB/GVP-Tarifentgelte treten zum 1. April 2027 in Kraft. Gleichzeitig steigen die Sozialversicherungsrechengrößen für 2027. Beide Entwicklungen können die Arbeitgeberkosten beeinflussen, auch wenn hoch qualifizierte Spezialisten bereits über den tariflichen Mindestwerten vergütet werden.
Procurement sollte deshalb im Angebot klären:
-
Welche Vergütungsannahme liegt dem Verrechnungssatz zugrunde?
-
Welcher Tarifvertrag und welche Entgeltgruppe gelten?
-
Sind bereits bekannte Tariferhöhungen berücksichtigt?
-
Wann wird Equal Pay relevant?
-
Welche Leistungen sind im Verrechnungssatz enthalten?
-
Welche Kosten werden separat berechnet?
-
Wie werden Überstunden, Reisezeit und Zuschläge behandelt?
-
Unter welchen Umständen kann der Satz angepasst werden?
So wird aus einem Preisvergleich ein belastbarer Vergleich des gesamten Leistungsumfangs.
Welche Informationen muss HR für die Kalkulation bereitstellen?
HR muss Aufgaben, Qualifikation, Arbeitsbedingungen und das relevante Vergleichsentgelt möglichst früh definieren. Unvollständige Rollenprofile führen zu falscher tariflicher Eingruppierung oder unrealistischen Marktannahmen. Gleichzeitig benötigt der Verleiher bestimmte Informationen über vergleichbare Beschäftigte und wesentliche Arbeitsbedingungen, um den Einsatz korrekt zu kalkulieren und umzusetzen.
Nach § 12 AÜG muss der Entleiher unter anderem die besonderen Merkmale der Tätigkeit, die erforderliche Qualifikation sowie die für vergleichbare Beschäftigte geltenden wesentlichen Arbeitsbedingungen und das Arbeitsentgelt angeben, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
HR sollte daher vor der Anfrage klären:
-
konkrete Aufgaben und Verantwortungsumfang
-
notwendige Erfahrung und Qualifikationen
-
Arbeitsort und mögliche Reisetätigkeit
-
Arbeitszeiten und Schichtmodell
-
vergleichbare interne Rolle
-
relevantes Vergleichsentgelt und Zusatzleistungen
-
gewünschter Start und realistische Laufzeit
-
bekannte frühere Einsätze der Person
Je genauer diese Informationen sind, desto belastbarer werden Kandidatensuche und Kalkulation.
Welche Kosten und Pflichten muss die Projektleitung einplanen?
Die Projektleitung verantwortet einen großen Teil der praktischen Einsatzbedingungen. Dazu gehören Arbeitszeiten, Standortzugang, Unterweisung, Ausstattung und Tagessteuerung. Fehlen diese Informationen, entstehen nicht nur Zusatzkosten. Auch der geplante Projektstart kann sich verzögern, obwohl die ausgewählte Fachkraft bereits vertraglich verfügbar wäre.
Für den Arbeitsschutz gelten die öffentlich-rechtlichen Vorschriften des Entleihbetriebs. Die betriebliche Unterweisung bei einer Arbeitnehmerüberlassung trifft den Entleiher, während die Pflichten des Verleihers bestehen bleiben.
Die Projektplanung sollte unter anderem berücksichtigen:
-
Site Induction und Sicherheitsunterweisung
-
persönliche Schutzausrüstung
-
notwendige arbeitsmedizinische Vorsorge
-
IT, Geräte und Kommunikationsmittel
-
Zugangsausweise und Sicherheitsfreigaben
-
Unterkunft und lokale Mobilität
-
Zeiterfassung und Freigabeprozesse
-
Vertretung und Übergabe bei Abwesenheiten
-
Ansprechpartner für fachliche und administrative Fragen
Diese Punkte sollten nicht erst im Onboarding geklärt werden. Sie gehören in Budget und Mobilisierungsplan.
Wie lässt sich ein belastbares AÜG-Budget für 2027 aufbauen?
Ein belastbares Budget arbeitet mit einer Basiskalkulation, klaren Veränderungspunkten und dokumentierten Annahmen. Neben dem Verrechnungssatz sollten Auftraggeber ein realistisches Stundenvolumen, tarifliche Änderungen, Equal Pay, Zusatzkosten und eine Reserve für veränderte Projektanforderungen berücksichtigen. Verantwortlichkeiten für Freigaben und Überprüfungstermine müssen ebenfalls feststehen.
Ein praktikables Modell besteht aus fünf Ebenen:
Basiskosten
Verrechnungssatz multipliziert mit den realistisch geplanten produktiven Stunden.
Planbare Zusatzkosten
Reise, Unterkunft, Zuschläge, Ausstattung, Untersuchungen und projektspezifische Schulungen.
Zeitabhängige Veränderungen
Tariferhöhungen, Branchenzuschläge, Equal Pay und mögliche Verlängerungen.
Projektrisiken
Verzögerter Projektstart, veränderte Schichtmodelle, Standortwechsel, zusätzliche Reise oder ein erhöhter Qualifikationsbedarf.
Governance
Freigabewege, Kostenstellen, Zeiterfassung, Rechnungsprüfung sowie regelmäßige Budget- und Einsatzreviews.
Statt nur einen Jahressatz festzulegen, können Unternehmen ein Basis-, ein realistisches und ein erweitertes Szenario kalkulieren.
Wie unterstützt RIZE bei der AÜG-Planung für 2027?
RIZE verbindet Rollenplanung, deutsche Marktkenntnis und eine gültige AÜG-Struktur. Wir unterstützen Kunden dabei, Aufgaben, Einsatzdauer und Kostenannahmen vor der Suche zu klären. Dadurch entstehen realistischere Budgets, passende Beschäftigungsmodelle und ein strukturierter Prozess vom ersten Rollenprofil bis zur laufenden Einsatzbegleitung.
RIZE kann Kunden unter anderem unterstützen bei:
-
Prüfung des geplanten Einsatzmodells
-
Definition und Mapping kritischer Rollen
-
marktgerechter Vergütungsplanung
-
Auswahl geeigneter Permanent-, Freelance- oder AÜG-Modelle
-
AÜG-konformer Beschäftigung und Payroll
-
Vertrags- und Onboarding-Prozessen
-
Planung von Verlängerungen, Equal Pay und Redeployment
-
laufender Betreuung von Kunden und eingesetzten Fachkräften
Mehr über unsere lizenzierte Arbeitnehmerüberlassung erfahren Sie auf unserer AÜG-Service-Seite.
Sie planen für 2027 ein größeres Infrastrukturprojekt? Vereinbaren Sie mit uns eine Workforce-Planning-Session, bevor Rollen, Budgets und Programme endgültig feststehen.
Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder tarifliche Beratung im Einzelfall.
